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HR必會的EXCEL技巧

時間:2017-11-29 17:44:48 HR指南 我要投稿

HR必會的EXCEL技巧

  也許你已經在Excel中完成過上百張財務報表,也許你已利用Excel函數實現過上千次的復雜運算,也許你認為Excel也不過如此,甚至了無新意。但我們平日里無數次重復的得心應手的使用方法只不過是Excel全部技巧的百分之一。今天小編從Excel中的一些鮮為人知的技巧入手,領略一下關于Excel的別樣風情。

  一、讓不同類型數據用不同顏色顯示

  在工資表中,如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示,大于等于1500元的工資總額以“藍色”顯示,低于1000元的工資總額以“棕色”顯示,其它以“黑色”顯示,我們可以這樣設置。

  1.打開“工資表”工作簿,選中“工資總額”所在列,執行“格式→條件格式”命令,打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側的下拉按鈕,選中“大于或等于”選項,在后面的方框中輸入數值“2000”。單擊“格式”按鈕,打開“單元格格式”對話框,將“字體”的“顏色”設置為“紅色”。

  2.按“添加”按鈕,并仿照上面的操作設置好其它條件(大于等于1500,字體設置為“藍色”;小于1000,字體設置為“棕色”)。

  3.設置完成后,按下“確定”按鈕。

  看看工資表吧,工資總額的數據是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。

  二、建立分類下拉列表填充項

  我們常常要將企業的名稱輸入到表格中,為了保持名稱的一致性,利用“數據有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項。

  1.在Sheet2中,將企業名稱按類別(如“工業企業”、“商業企業”、“個體企業”等)分別輸入不同列中,建立一個企業名稱數據庫。

  2.選中A列(“工業企業”名稱所在列),在“名稱”欄內,輸入“工業企業”字符后,按“回車”鍵進行確認。

  仿照上面的操作,將B、C……列分別命名為“商業企業”、“個體企業”……

  3.切換到Sheet1中,選中需要輸入“企業類別”的列(如C列),執行“數據→有效性”命令,打開“數據有效性”對話框。在“設置”標簽中,單擊“允許”右側的下拉按鈕,選中“序列”選項,在下面的“來源”方框中,輸入“工業企業”,“商業企業”,“個體企業”……序列(各元素之間用英文逗號隔開),確定退出。

  再選中需要輸入企業名稱的列(如D列),再打開“數據有效性”對話框,選中“序列”選項后,在“來源”方框中輸入公式:=INDIRECT(C1),確定退出。

  4.選中C列任意單元格(如C4),單擊右側下拉按鈕,選擇相應的“企業類別”填入單元格中。然后選中該單元格對應的D列單元格(如D4),單擊下拉按鈕,即可從相應類別的企業名稱列表中選擇需要的企業名稱填入該單元格中。

  提示:在以后打印報表時,如果不需要打印“企業類別”列,可以選中該列,右擊鼠標,選“隱藏”選項,將該列隱藏起來即可。

  三、建立“常用文檔”新菜單

  在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單,將常用的工作簿文檔添加到其中,方便隨時調用。

  1.在工具欄空白處右擊鼠標,選“自定義”選項,打開“自定義”對話框。在“命令”標簽中,選中“類別”下的“新菜單”項,再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。

  按“更改所選內容”按鈕,在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱(如“常用文檔”)。

  2.再在“類別”下面任選一項(如“插入”選項),在右邊“命令”下面任選一項(如“超鏈接”選項),將它拖到新菜單(常用文檔)中,并仿照上面的操作對它進行命名(如“工資表”等),建立第一個工作簿文檔列表名稱。

  重復上面的操作,多添加幾個文檔列表名稱。

  3.選中“常用文檔”菜單中某個菜單項(如“工資表”等),右擊鼠標,在彈出的快捷菜單中,選“分配超鏈接→打開”選項,打開“分配超鏈接”對話框。通過按“查找范圍”右側的下拉按鈕,定位到相應的工作簿(如“工資.xls”等)文件夾,并選中該工作簿文檔。

  重復上面的操作,將菜單項和與它對應的工作簿文檔超鏈接起來。

  4.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時,只要展開“常用文檔”菜單,單擊其中的相應選項即可。

  提示:盡管我們將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔”菜單中,但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。

  四、用“視面管理器”保存多個打印頁面

  有的工作表,經常需要打印其中不同的區域,用“視面管理器”吧。

  1.打開需要打印的工作表,用鼠標在不需要打印的行(或列)標上拖拉,選中它們再右擊鼠標,在隨后出現的快捷菜單中,選“隱藏”選項,將不需要打印的行(或列)隱藏起來。

  2.執行“視圖→視面管理器”命令,打開“視面管理器”對話框,單擊“添加”按鈕,彈出“添加視面”對話框,輸入一個名稱(如“上報表”)后,單擊“確定”按鈕。

  3.將隱藏的行(或列)顯示出來,并重復上述操作,“添加”好其它的打印視面。

  4.以后需要打印某種表格時,打開“視面管理器”,選中需要打印的表格名稱,單擊“顯示”按鈕,工作表即刻按事先設定好的界面顯示出來,簡單設置、排版一下,按下工具欄上的“打印”按鈕,一切就OK了。

  五、讓數據按需排序

  如果你要將員工按其所在的部門進行排序,這些部門名稱既的有關信息不是按拼音順序,也不是按筆畫順序,怎么辦?可采用自定義序列來排序。

  1.執行“格式→選項”命令,打開“選項”對話框,進入“自定義序列”標簽中,在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機關,車隊,一車間,二車間,三車間”等),單擊“添加”和“確定”按鈕退出。

  2.選中“部門”列中任意一個單元格,執行“數據→排序”命令,打開“排序”對話框,單擊“選項”按鈕,彈出“排序選項”對話框,按其中的下拉按鈕,選中剛才自定義的序列,按兩次“確定”按鈕返回,所有數據就按要求進行了排序。

  六、把數據徹底隱藏起來

  工作表部分單元格中的內容不想讓瀏覽者查閱,只好將它隱藏起來了。

  1.選中需要隱藏內容的單元格(區域),執行“格式→單元格”命令,打開“單元格格式”對話框,在“數字”標簽的“分類”下面選中“自定義”選項,然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“;;;”(三個英文狀態下的分號)。

  2.再切換到“保護”標簽下,選中其中的“隱藏”選項,按“確定”按鈕退出。

  3.執行“工具→保護→保護工作表”命令,打開“保護工作表”對話框,設置好密碼后,“確定”返回。

  經過這樣的設置以后,上述單元格中的內容不再顯示出來,就是使用Excel的透明功能也不能讓其現形。

  提示:在“保護”標簽下,請不要清除“鎖定”前面復選框中的“∨”號,這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數據。

  七、在Excel中自定義函數

  Excel函數雖然豐富,但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數,來完成一些特定的運算。下面,我們就來自定義一個計算梯形面積的函數:

  1.執行“工具→宏→Visual Basic編輯器”菜單命令(或按“Alt+F11”快捷鍵),打開Visual Basic編輯窗口。

  2.在窗口中,執行“插入→模塊”菜單命令,插入一個新的模塊——模塊1。

  3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼:

  Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function

  4.關閉窗口,自定義函數完成。

  以后可以像使用內置函數一樣使用自定義函數。

  提示:用上面方法自定義的函數通常只能在相應的工作簿中使用。

  八、表頭下面襯張圖片

  為工作表添加的背景,是襯在整個工作表下面的,能不能只襯在表頭下面呢?

  1.執行“格式→工作表→背景”命令,打開“工作表背景”對話框,選中需要作為背景的圖片后,按下“插入”按鈕,將圖片襯于整個工作表下面。

  2.在按住Ctrl鍵的同時,用鼠標在不需要襯圖片的單元格(區域)中拖拉,同時選中這些單元格(區域)。

  3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側的下拉按鈕,在隨后出現的“調色板”中,選中“白色”。經過這樣的設置以后,留下的單元格下面襯上了圖片,而上述選中的單元格(區域)下面就沒有襯圖片了(其實,是圖片被“白色”遮蓋了)。

  提示:襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。

  九、用連字符“&”來合并文本

  如果我們想將多列的內容合并到一列中,不需要利用函數,一個小小的連字符“&”就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合并到一列中)。

  1.在D列后面插入兩個空列(E、F列),然后在D1單元格中輸入公式:=B1&C1&D1。

  2.再次選中D1單元格,用“填充柄”將上述公式復制到D列下面的單元格中,B、C、D列的內容即被合并到E列對應的單元格中。

  3.選中E列,執行“復制”操作,然后選中F列,執行“編輯→選擇性粘貼”命令,打開“選擇性粘貼”對話框,選中其中的“數值”選項,按下“確定”按鈕,E列的內容(不是公式)即被復制到F列中。

  4.將B、C、D、E列刪除,完成合并工作。

  提示:完成第1、2步的操作,合并效果已經實現,但此時如果刪除B、C、D列,公式會出現錯誤。故須進行第3步操作,將公式轉換為不變的“值”。

  十、生成工資條

  常有朋友問“如何打印工資條”這樣的問題,有不少人采取錄制宏或VBA的方法來實現,這對于初學者來說有一定難度。出于此種考慮,我在這里給出一種用函數實現的簡便方法。

  此處假定員工工資保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區域中,其中第1行為標題,第2行為項目名稱。

  1.切換到Sheet2工作表中,選中A1單元格,輸入公式:=IF(MOD(ROW(),3)=0,″″,IF(0MOD?ROW(),3(=1,sheet1!Aū,INDEX(sheet1!$A:$G,INT(((ROW()+4)/3)+1),COLUMN())))。

  2.再次選中A1單元格,用“填充柄”將上述公式復制到B1至G1單元格中;然后,再同時選中A1至G1單元格區域,用“填充柄”將上述公式復制到A2至G185單元格中。

  至此,工資條基本成型,下面簡單修飾一下。

  3.調整好行高和列寬后,同時選中A1至G2單元格區域(第1位學生的工資條區域),按“格式”工具欄“邊框”右側的下拉按鈕,在隨后出現的邊框列表中,選中“所有框線”選項,為選中的區域添加邊框(如果不需要邊框,可以不進行此步及下面的操作)。

  4.同時選中A1至G3單元格區域,點擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕,然后按住鼠標左鍵,自A4拖拉至G186單元格區域,為所有的工資條添加邊框。

  按“打印”按鈕,即可將工資條打印出來。

  十一、Excel幫你選函數

  在用函數處理數據時,常常不知道使用什么函數比較合適。Excel的“搜索函數”功能可以幫你縮小范圍,挑選出合適的函數。

  執行“插入→函數”命令,打開“插入函數”對話框,在“搜索函數”下面的方框中輸入要求(如“計數”),然后單擊“轉到”按鈕,系統即刻將與“計數”有關的函數挑選出來,并顯示在“選擇函數”下面的列表框中。再結合查看相關的幫助文件,即可快速確定所需要的函數。

  十二、同時查看不同工作表中多個單元格內的數據

  有時,我們編輯某個工作表(Sheet1)時,需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某個單元格的內容,可以利用Excel的“監視窗口”功能來實現。

  執行“視圖→工具欄→監視窗口”命令,打開“監視窗口”,單擊其中的“添加監視”按鈕,展開“添加監視點”對話框,用鼠標選中需要查看的單元格后,再單擊“添加”按鈕。重復前述操作,添加其它“監視點”。

  以后,無論在哪個工作表中,只要打開“監視窗口”,即可查看所有被監視點單元格內的數據和相關信息。

  十三、控制特定單元格輸入文本的長度

  你能想象當你在該輸入四位數的單元格中卻填入了一個兩位數,或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數字的時候,Excel就能自動判斷、即時分析并彈出警告,那該多好啊!要實現這一功能,對Excel來說,也并不難。

  例如我們將光標定位到一個登記“年份”的單元格中,為了輸入的統一和計算的方便,我們希望“年份”都用一個四位數來表示。所以,我們可以單擊“數據”菜單的“有效性”選項。在“設置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”。然后在“數據”下拉菜單中選擇“等于”,且“長度”為“4”。同時,我們再來到“出錯警告”卡片中,將“輸入無效數據時顯示的出錯警告”設為“停止”,并在“標題”和“錯誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和“請輸入四位數年份!弊謽。

  很顯然,當如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數時,Excel就會彈出示的警告對話框,告訴你出錯原因,并直到你輸入了正確“樣式”的數值后方可繼續錄入。神奇吧?其實,在Excel的“數據有效性”判斷中,還有許多特殊類型的數據格式可選,比如“文本類型”啊,“序列大小”啊,“時間遠近”啊,如你有興趣,何不自作主張,自己設計一種檢測標準,讓你的Excel展示出與眾不同的`光彩呢。

  十四、成組填充多張表格的固定單元格

  我們知道每次打開Excel,軟件總是默認打開多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強大的單張表格的處理能力,更適合在多張相互關聯的表格中協調工作。要協調關聯,當然首先就需要同步輸入。因此,在很多情況下,都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內容。

  那么如何對表格進行成組編輯呢?首先我們單擊第一個工作表的標簽名“Sheet1”,然后按住Shift鍵,單擊最后一張表格的標簽名“Sheet3”(如果我們想關聯的表格不在一起,可以按住Ctrl鍵進行點選)。此時,我們看到Excel的標題欄上的名稱出現了“工作組”字樣,我們就可以進行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內容的單元格中隨便寫點什么,我們發現,“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應內容了。

  但是,僅僅同步輸入是遠遠不夠的。比如,我們需要將多張表格中相同位置的數據統一改變格式該怎么辦呢?首先,我們得改變第一張表格的數據格式,再單擊“編輯”菜單的“填充”選項,然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時,Excel會彈出“填充成組工作表”的對話框,在這里我們選擇“格式”一項,點“確定”后,同組中所有表格該位置的數據格式都改變了。

  十五、提取字符串中的特定字符

  除了直接輸入外,從已存在的單元格內容中提取特定字符輸入,絕對是一種省時又省事的方法,特別是對一些樣式雷同的信息更是如此,比如員工名單、籍貫等信息。

  如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話,最好使用“=RIGHT(源數據格,提取的字符數)”函數,它表示“從A4單元格最右側的字符開始提取2個字符”輸入到此位置。當然,如果你想提取姓名的話,則要使用“=LEFT(源數據格,提取的字符數)”函數了。還有一種情況,我們不從左右兩端開始,而是直接從數據中間提取幾個字符。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個字時,就只須在目標單元格中輸入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是:在A5單元格中提取第4個字符后的兩個字符,也就是第4和第5兩個字。

  十六、創建文本直方圖

  除了重復輸入之外,“REPT”函數另一項衍生應用就是可以直接在工作表中創建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單,就是利用特殊符號的智能重復,按照指定單元格中的計算結果表現出長短不一的比較效果。

  比如我們首先制作一張年度收支平衡表,然后將“E列”作為直方圖中“預算內”月份的顯示區,將“G列”則作為直方圖中“超預算”的顯示區。然后根據表中已有結果“D列”的數值,用“Wingdings”字體的“N”字符表現出來。具體步驟如下:

  在E3單元格中寫入公式“=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”,也拖動填充柄至G14。我們看到,一個沒有動用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現眼前,方便直觀,簡單明了。

  十七、計算單元格中的總字數

  有時候,我們可能對某個單元格中字符的數量感興趣,需要計算單元格中的總字數。要解決這個問題,除了利用到“SUBSTITUTE”函數的虛擬計算外,還要動用“TRIM”函數來刪除空格。比如現在A1單元格中輸入有“how many words?”字樣,那么我們就可以用如下的表達式來幫忙:

  “=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″″))+1)”

  該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數創建一個新字符串,并且利用“TRIM”函數刪除其中字符間的空格,然后計算此字符串和原字符串的數位差,從而得出“空格”的數量,最后將空格數+1,就得出單元格中字符的數量了。

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